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Des réponses à vos questions

Votre Courriel - Service de messagerie personnalisé et sécurisé

Votre Courriel est un service de messagerie offert par l’entreprise québécoise Avancie. Le service courriel utilisé est Exchange de Microsoft et est donc parfaitement intégré au logiciel Outlook de la suite Office. Cependant, plutôt que vos données soient hébergées sur des serveurs externes, elles se trouvent sur des serveurs appartenant à Avancie, situés dans deux centres de données distincts, hautement sécurisés, au Canada. Cela contribue à garantir le respect du secret professionnel et autres obligations déontologiques qui vous incombent; en effet, des données hébergées à l’étranger sur les serveurs d’entreprises étrangères deviennent plus facilement accessibles aux autorités étrangères.

La sécurité est centrale dans la gestion des données de votre clientèle et c’est la principale raison pour laquelle la Chambre des notaires, le Barreau du Québec et l’Ordre des comptables agréés du Québec ont entrepris un appel de propositions et retenu la solution Votre Courriel. En contrepartie, votre ordre professionnel exige que Votre Courriel réponde aux meilleures pratiques en matière de sécurité.

  • Vos données sont hébergées en tout temps au Canada, dans deux centres de données distincts. Le premier héberge les données en production, le deuxième, la sauvegarde de ces données. Ainsi, des copies de sauvegardes sont effectuées à toutes les 15 minutes afin de vous garantir l’accès en cas de défaillance temporaire.
  • Vos données continuent de vous appartenir et Avancie ne peut en aucun cas les utiliser pour quoi que ce soit.
  • Possibilité de récupérer vos données dans leur entièreté, dans un format convivial, sans qu’aucune copie ne demeure sur les serveurs du fournisseur.
  • L’hébergement de vos données est surveillé et les mises à jour de sécurité sont automatiquement installées sur l’ensemble de l’infrastructure technologique.
  • Nous utilisons des techniques de « sandboxing » pour les pièces suspectes, c’est-à-dire que si une pièce jointe à un courriel semble problématique, elle est analysée dans un environnement isolé afin de déterminer si elle contient un virus.
  • Le chiffrement sur disque et le chiffrement des communications sont effectués en vertu des meilleures pratiques (norme AES-256 – 4096 bits et protocole TLS).

Avancie s’est aussi engagée à soumettre la solution Votre Courriel à un audit de sécurité annuel par un tiers indépendant.

Cela dit, il n’en demeure pas moins que lorsque vous envoyez un courriel, le contenu voyagera « en clair » par Internet, à moins que vous n’utilisiez des méthodes de chiffrement supplémentaires, et ce, peu importe le système de messagerie que vous utilisez.

La méthode de chiffrement disponible est la suivante :

  • Le chiffrement via S/MIME avec l’ajout d’un certificat de sécurité. Pour en savoir plus, visitez le site de Microsoft à ce sujet.

Si cette méthode de chiffrement vous semble trop fastidieuse, les bonnes pratiques suivantes sont à privilégier :

  • Ne pas transmettre d’information confidentielle dans le texte du courriel, mais bien dans les pièces jointes que vous aurez préalablement protégées par un mot de passe. Ce mot de passe doit être communiqué à votre destinataire par un autre moyen que le courriel (SMS, téléphone).
  • Optez pour une plateforme de partage sécurisée (telle que Docurium) lorsque vous devez transmettre des documents contenant des renseignements confidentiels.

Les notaires peuvent en apprendre plus sur l’utilisation du courriel et la méthode de chiffrement S/MIME en consultant la fiche informative sur le courriel et le Guide relatif à l’utilisation de la solution infonuagique Office 365 disponibles sur l’Inforoute notariale dans la section Services aux membres > Services offerts > Encadrement du numérique.

Les CPA peuvent se référer au Guide CPA des bonnes pratiques de l’utilisation des TI.

Quant aux avocats, ils peuvent consulter le site Web du Barreau.

Depuis le 1er avril 2018, le notaire doit obligatoirement détenir une adresse de courriel électronique de correspondance et une adresse de courrier électronique professionnelle.

Voir avis aux membres à cet effet.

Un nom de domaine est l’équivalent d’une adresse postale sur Internet. C’est la manière dont vos contacts et vos clients trouveront et accéderont à votre site Web ou communiqueront avec vous via un courriel. Le nom de domaine fait donc partie de votre adresse électronique. Il s’agit de la composante de votre adresse qui permet d’identifier, selon le cas, votre fournisseur, votre employeur ou votre appartenance professionnelle.

Avocat : avocat.ca

CPA : cpa-qc.ca

Notaire : notarius.net

Ces noms de domaine demeurent la propriété des ordres, qui accordent à leurs membres respectifs la permission de créer des adresses de courriels associées à ce nom de domaine et de les utiliser dans le cadre de l’exercice de leur profession.

Les ordres se réservent le droit de retirer cette permission au membre en tout temps dans la mesure où une adresse liée au nom de domaine est utilisée à mauvais escient, en contravention des conditions d’utilisation applicables ou pour un autre motif lié à la protection du public.

Les membres doivent utiliser et permettre à leurs collaborateurs d’utiliser ce nom de domaine dans une adresse de courrier électronique conformément aux critères mentionnés ci-dessous dans un contexte professionnel, donc principalement en lien avec leurs activités professionnelles.

L’Ordre ne peut être tenu responsable de quelque dommage que ce soit résultant de l’utilisation par un membre ou un collaborateur de leurs adresses de courriels associées au nom de domaine qu’il a retenu. Le membre et ses collaborateurs demeurent entièrement responsables des communications effectuées par lui et ses collaborateurs avec ce nom de domaine et de tout dommage pouvant en résulter.

Les ordres ne s’engagent pas à maintenir la disponibilité de l’offre Votre Courriel.

Un « Utilisateur », c’est-à-dire un membre qui se prévaut du service Votre Courriel, qui a conclu l’entente logicielle avec Avancie et à qui cette dernière a attribué un ou des comptes d’utilisateur jumelés à des identifiants. « Utilisateur » désigne également l’employé, le collaborateur, le représentant et le mandataire du membre auquel un compte d’utilisateur jumelé à des identifiants est attribué.

Un « Membre » est une personne titulaire d’un permis d’exercice délivré par le Barreau du Québec, la Chambre des notaires du Québec ou l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec, inscrite ou non au tableau de l’Ordre, étant toutefois entendu que la personne doit être inscrite au tableau de l’Ordre au moment où elle souscrit au service Votre Courriel pour la première fois.

Avancie vérifiera donc auprès de l’ordre concerné que l’administrateur du compte identifié au formulaire d’abonnement répond à la définition de « Membre » :

Si cela s’avère, cet administrateur pourra désigner les membres de son équipe qui se verront également attribuer une adresse électronique contenant le nom de domaine :

Les ordres permettent à leurs membres et à leurs collaborateurs de l’utiliser sans frais. Les membres doivent seulement débourser les frais d’abonnement au service Votre Courriel.

Non. Si un membre possède déjà son propre nom de domaine, il peut l’utiliser dans le cadre du service Votre Courriel pour lui-même et ses collaborateurs.

Les membres qui n’ont pas de nom de domaine peuvent en créer un au lieu de prendre celui offert par l’ordre en payant les frais d’inscription auprès d’un registraire de nom de domaine. Les membres peuvent faire eux-mêmes les démarches à cet effet ou retenir les services d’Avancie au moment de l’abonnement à Votre Courriel.

Non. Il ne peut être utilisé qu’avec le service Votre Courriel offert dans le cadre de l’offre infonuagique. Un changement de fournisseur implique que l’adresse électronique qui inclut un tel nom de domaine ne pourra plus être utilisée.

Toutefois, un membre qui a acquis son propre nom de domaine pourra continuer à l’utiliser chez un autre fournisseur.

Chaque ordre a défini les règles relatives à l’identification de ses membres dans leur adresse électronique :

a) Règles des avocats (à venir)

b) Règles des CPA

L’adresse courriel doit être établie à votre nom (celui qui figure au tableau de l’Ordre si vous être membre) et inclure au moins la première lettre de votre prénom et votre nom de famille. Elle peut commencer par le prénom ou le nom de famille. Ces règles s’appliquent aussi bien avec le nom de domaine cpa-qc.ca qu’avec un nouveau nom de domaine que vous aurez créé dans le cadre de l’activation de votre abonnement à Votre courriel.

Exemples de combinaisons possibles :

prenomnom@cpa-qc.ca | pnom@cpa-qc.ca | prenom.nom@cpa-qc.ca | nom-prenom@cpa-qc.ca

Lorsque le prénom et/ou le nom de famille est composé, l’un des deux noms peut être abrégé en utilisant la première lettre seulement.

Exemples de combinaisons possibles:

Jean-Pierre Gagnon-Diop :

jpierregdiop@cpa-qc.ca | jeanpgagnond@cpa-qc.ca | jeanpierregagnond@cpa-qc.ca | jeanpierregagnondiop@cpa-qc.ca

lcampeau@cpa-qc.ca

c) Règles des notaires

Le notaire doit obligatoirement détenir un courriel de correspondance et un courriel professionnel (voir avis aux membres à ce sujet).

Rappel :

  • Le membre doit utiliser le nom sous lequel il est inscrit au tableau, sous réserve de ce qui suit;
  • L’adresse électronique doit être établie à son nom;
  • L’adresse électronique doit inclure au minimum la première lettre de son prénom et son nom de famille en entier;
  • Le notaire peut utiliser le mot « Maître » ou les abréviations « Me » ou « Mtre »;
  • L’adresse électronique professionnelle du notaire doit inclure un élément de nature professionnelle, afin qu’elle soit associée par le public à un courrier électronique professionnel et non personnel. La Chambre considère que les adresses se terminant « @notarius.net » répondent à ce critère d’entité professionnelle;
  • L’adresse électronique professionnelle du notaire peut inclure le titre réservé de notaire;
  • L’ordre nom-prénom peut être inversé :

Ex.: Hannah Tremblay est inscrite au Tableau de l’Ordre

Combinaisons possibles :

Htremblay@notarius.net  |  hannahtremblay@notarius.net  |  hannah.tremblay@notarius.net  |  tremblay-hannah@notarius.net

  • Lorsque le prénom et/ou le nom de famille est composé, la première lettre d’un nom de famille ou d’un prénom peut être utilisée avec l’autre nom/prénom.

Ex. : Jean-Pierre Gagnon-Diop

Combinaisons possibles :

jpierregdiop@notarius.net  |  jeanpgagnond@notarius.net  |  jeanpierregagnond@notarius.net

En cas d’homonymes et de possibilité de doublons, les 3 ordres permettent que soient utilisés:

  • Les points « . », les tirets « – », les barres de soulignement « _ »;
  • Un élément distinctif de bon goût dans la portion du courriel précédant le « @ » (par exemple : ptremblayalma@cpa-qc.ca);
  • Un nombre qui suit le nom mais en dernier recours seulement. Les autres combinaisons comme les inversions de nom-prénom devront d’abord être épuisées;
  • Si on ne peut éviter l’utilisation d’un nombre, une séquence de nombres croissants par dizaine permettant de diminuer le nombre d’erreurs de mauvais destinataire de courriel, en lieu et place d’une séquence de nombres croissants par unité (1, 2, 3, …).

Ex.: Ptremblay10@cpa-qc.ca ou Ptremblay20@cpa-qc.ca

De la même façon, un membre qui crée un nouveau nom de domaine aux fins du service Votre Courriel devrait suivre les règles énoncées ci-dessus.

Un collaborateur qui utilise une adresse électronique qui inclut un tel nom de domaine avec l’autorisation d’un membre doit s’identifier comme un non-membre en faisant référence au membre ou au bureau avec lequel il collabore dans un bloc signature inclus dans tous les courriels sortants.

Ex.:

Andrée Tremblay
Documentaliste
Langlois & Associés, CPA
(Adresse…)

Leslie Campeau
Assistant de
Mikaël Langlois, CPA

Non. Une telle adresse ne pourra être attribuée que si le membre choisit son propre nom de domaine ou si la partie précédant le nom de domaine comporte un élément distinctif identifiant le membre ou son organisation.

Ex.:

info@langloisassocies.ca

notificationlangloisassocies@cpa-qc.ca

infolcampeau@cpa-qc.ca

Non. Une fois attribué à une personne, un courriel ne peut plus être associé à quelqu’un d’autre et ce, pour minimiser le risque d’envoi d’informations confidentielles à un mauvais destinataire.

Ex. Pierre Tremblay (numéro de membre T1234) utilise ptremblay10@cpa-qc.ca. S’il résilie son contrat Votre Courriel, Pierre Tremblay (numéro de membre T4321) ne peut pas exiger d’avoir le courriel ptremblay@cpa-qc.ca. Il doit conserver ptremblay10@cpa-qc.ca.

Si Pierre Tremblay (numéro de membre T1234) se réabonne à Votre courriel, il pourra reprendre son ptremblay10@cpa-qc.ca.

Docurium - Stockage et partage de fichiers sécurisés

DOCURIUM est un service de stockage et de partage de fichiers sécurisés. C'est aussi une solution québécoise d'hébergement et de partage de documents sécurisés en mode infonuagique qui a été développée spécifiquement pour les besoins des professionnels du Canada.

Dans le cadre du travail, les documents sont voués à être échangés, commentés et conservés, que vous travailliez seul ou en équipe. DOCURIUM est l’outil qui vous permet de le faire efficacement et de façon hautement sécuritaire, tout en respectant les exigences de votre profession.

Intuitive. Simple. Rapide. Efficiente... et tellement plaisante à utiliser! DOCURIUM déborde de fonctionnalités. Enfin, votre gestion documentaire sera à la hauteur de vos attentes.

Accéder à vos fichiers où que vous soyez

Depuis un ordinateur, un téléphone ou une tablette, toute modification apportée sur un appareil sera automatiquement synchronisée sur tous les autres appareils.

Partager rapidement vos documents à vos collègues et vos clients

Envoyez des fichiers, peu importe leur taille, avec un complet contrôle des paramètres d’accès et de confidentialité pour vos destinataires, même à ceux qui n'ont pas de compte Docurium.

Accéder aux différentes versions de vos fichiers

L'historique de tous vos documents est conservé. Chaque fois que vous enregistrez un document, DOCURIUM ajoute l’ancienne version à l’historique.

Collaborer plus facilement avec vos équipes de travail

Mettez en commun la documentation d’un dossier avec les membres de votre équipe, commentez, approuvez, puis suivez le fil des changements de votre dossier.

Avec DOCURIUM vous pouvez regrouper vos fichiers en un seul endroit et les organiser efficacement à travers des bibliothèques. Ces bibliothèques peuvent être partagées à n'importe qui, même aux personnes qui n'ont pas de compte Docurium. Chaque bibliothèque peut aussi être synchronisée vers votre ordinateur ou tout appareil mobile.

Étape 1. Créer des bibliothèques

Organiser vos fichiers à partir des bibliothèques. ll est ensuite possible de créer des dossiers/sous-dossiers à l'intérieur de celles-ci, et d'y déposer des fichiers.

Étape 2. Importer des fichiers et des dossiers

Déposer tout type de fichier de votre ordinateur que ce soient des documents, des images ou des vidéos.

Étape 3. Partager vos fichiers et synchroniser vos fichiers

Partager facilement vos fichiers pour que d'autres personnes puissent les consulter, modifier ou commenter. Vous retrouverez tous vos fichiers à jour sur vos ordinateurs et différents appareils mobile.

DOCURIUM fonctionne avec les versions les plus récentes des navigateurs ci-dessous:

  • Chrome
  • Firefox
  • Mac : Safari
  • Windows : Internet Explorer 11 et Microsoft Edge

D'autres navigateurs peuvent être compatibles, mais votre navigation sur Docurium ne sera pas aussi optimale.

Pour faciliter le fonctionnement de DOCURIUM sur votre ordinateur, il est bon de vider la mémoire cache et de supprimer les cookies de votre navigateur.

Avec votre forfait Docurium, vous disposez d'un espace de stockage de 100 GO par utilisateur. Il est possible d'acheter de l'espace supplémentaire si nécessaire.

Les fichiers suivants utilisent l'espace de stockage:

  • Tous les fichiers enregistrés dans «Mes bibliothèques»

Les fichiers suivants n'utilisent pas d'espace de stockage:

  • Tous les fichiers du répertoire «Partagées avec moi»;
  • Tous les fichiers du répertoire «Partagées avec des groupes»;
  • Tout ce qui est stocké dans la corbeille.

Par un simple hyperlien, le partage par Lien de téléchargement vous permet de partager différents types de fichiers volumineux avec qui vous voulez. C'est l'équivalent d'une pièce jointe, mais avec un contrôle complet des paramètres d'accès et de confidentialité pour vos destinataires.

Transmettez ce lien aux personnes concernées par courriel ou envoyez-le via le courriel automatisé de Docurium. Les personnes possédant le lien pourront facilement visionner et télécharger le contenu de votre partage.